Management Secretary

Vidanova groep bestaat uit onder meer Vidanova Pensioenfonds, Vidanova Bank, Vidanova Life en Vidanova Management and Administrative Services (“ ViMAS”). ViMAS is de uitvoerende organisatie binnen de groep en voert het beheer van Vidanova Pensioenfonds, van Vidanova Life en enkele andere pensioenfondsen die hun beheer aan Vidanova hebben uitbesteed. Namens ViMAS is Deloitte op zoek naar kandidaten voor de volgende functie

Management Secretary ( t.b.v. Vidanova Pensioenfonds, Vidanova Life en ViMAS)

De Management Secretary verzorgt een efficiënte administratieve en secretariële ondersteuning aan de directie van Vidanova pensioenfonds, Vidanova Life en ViMAS.

De functie

Als Management Secretary draagt u zorg voor efficiënte secretariële en administratieve ondersteuning aan de directie. U schat binnengekomen correspondentie op belang en urgentie in en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht de voor de afhandeling benodigde informatie toe. U fungeert als eerste aanspreekpunt voor externe instanties en als vertrouwenspersoon voor de directie. U bewaakt de agenda van de directie, houdt deze bij, onderhoudt de nodige contacten daartoe en maakt afspraken t.b.v. de directie en stelt prioriteiten bij het maken van afspraken. U organiseert en bereidt uiteenlopende vergaderingen voor, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie toe en attendeert op bijzondere aandachtspunten. U verzorgt de logistieke afhandeling van de documenten voor het bestuur en draagt zorg dat ze tijdig en correct ondertekend worden. Daarnaast notuleert u bij vergaderingen en bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten (in de talen Nederlands, Engels en Papiamentu). U coördineert en monitort de Corporate Governance en KYC-vereisten van ViMAS en de entiteiten die door VIMAS worden bediend. U draagt zorg dat alle gegevens up-to-date zijn op basis van de gestelde vereisten en zorgt voor de correcte administratieve vastlegging van alle benodigde gegevens van nieuwe leden tot bestuur.

Uw profiel

U beschikt over een afgeronde MBO opleiding in administratief- secretariële richting en u heeft minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. U beschikt over algemene toepassingsgerichte kennis op gebied van administratie en/of communicatie en u bent vaardig in het verrichten van managementondersteuning en secretariële en administratieve werkzaamheden. U bent in staat hoofd en bijzaken van elkaar te onderscheiden t.b.v. sterke vergaderverslagen. U bent vaardig in het werken met relevante applicaties zoals MS Office; kennis van Profit is een pre. U bent zelfstandig, betrouwbaar, discreet, confidentieel en loyaal. U beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheid van het Nederlands, Engels en Papiamentu.

Procedure

Deloitte Dutch Caribbean zal deze procedure uitvoeren namens Vidanova. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met Mw. Pauline Godschalk – Hageman via +5999 433 3332 of via hrm@deloitte.cw. U kunt uw sollicitatiebrief en CV uiterlijk 15 mei 2023 e-mailen naar Mw. Pauline Godschalk – Hageman via hrm@deloitte.cw. U ontvangt binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. Een assessment, een referentieonderzoek en een medisch onderzoek kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure. Uw sollicitatie wordt vertrouwelijk behandeld.